Tips Membuat Meeting Yang Efektif dan Berakhir Sukses

Apa sih sulitnya membuat meeting efektif dan berakhir sukses? Anda hanya membuat janji ketemuan di suatu tempat, rapat, kemudian menanyakan beberapa pertanyaan pintar dan pergi ke pertemuan selanjutnya. Jika Anda berpikir seperti ini, maka Anda sangatlah salah. Berikut tips dan trik agar meeting Anda benar-benar efektif dan berakhir dengan keberhasilan.
Hal Yang Paling Jelas
Sebelum kita membicarakan mengenai rahasia untuk membuat meeting sukses, kita akan membicarakan hal yang paling jelas terlebih dahulu. Beberapa hal yang paling jelas untuk membuat meeting Anda menjadi pertemuan yang benar-benar efektif dan memang sudah diketahui secara umum adalah berikut ini.

Jangan terlambat

Jika Anda terlambat dalam sebuah meeting maka tentunya lawan bicara atau pihak lainnya akan berpikir bahwa Anda tidak mementingkan meeting tersebut, dan itu juga dapat menandakan bahwa Anda bukanlah orang yang dapat dipercaya. Jangan membuat keterlambatan Anda menjadi hal yang merusak impresi awal Anda.

Apabila Anda memang telat karena sebuah alasan yang benar-benar mendesak maka beritahukanlah terlebih dahulu pihak lainnya dan ingatlah untuk meminta maaf atas keterlambatan Anda.

Ketahui siapa yang Anda temui

Zaman sekarang kita sangatlah beruntung dengan keberadaan LinkedIn, Facebook, Twitter, blog dan website personal. Hal itu dapat membantu kita mengetahui siapa orang yang akan kita temui. Dengan begitu Anda dapat membuat pembicaraan dalam meeting Anda menjadi sedikit lebih personal daripada hanya sekedar orang yang baru dikenal.

Mengetahui lawan bicara Anda akan memperbolehkan Anda akan mengontrol percakapan dan mengetahui apa motivasi mereka sehingga mereka membutuhkan Anda. Usahakanlah juga mengetahui perusahaan atau organisasi tempat mereka bekerja, hobi mereka, dan hal personal lainnya. Dengan begitu Anda dapat menawarkan lebih dan kemungkinan berhasil lebih tinggi.

Penampilan

Sama halnya dengan datang tepat waktu, penampilan adalah impresi pertama yang juga sangat menentukan keberhasilan meeting Anda. Dalam berbagai kesempatan seperti pada 10 Tips Menjadi Freelancer Sukses, telah dibahas bagaimana penampilan menentukan profesionalisme Anda.

Buatlah catatan atau rekam percakapan Anda

Sebuah meeting pada umumnya dapat berjalan sekitar 1 jam atau bahkan hingga 3 jam. Seiring waktu berlalu tentunya banyak sekali hal yang Anda bicarakan dan tidak mungkin Anda dapat mengingat semua itu sampai 1-2 minggu ke depannya, atau mungkin besoknya saja Anda dapat lupa beberapa hal yang dibicarakan di meeting. Oleh karena itu catatlah setiap poin penting dalam percakapan Anda atau jika Anda merasa itu terlalu merepotkan rekam pembicaraan Anda.

Hal Kecil Yang Dapat Mempengaruhi Efektivitas Meeting Anda
Jika Anda bosan membaca semua hal di atas, maka sekarang saatnya kita membicarakan hal-hal kecil yang ternyata dapat mempengaruhi efektivitas dan keberhasilan meeting Anda.

Bahasa Tubuh

Secara tidak sadar, Anda dan lawan bicara Anda akan memiliki bahasa tubuh tersendiri yang memiliki artinya tersendiri juga. Ini dapat menjadi referensi Anda dalam melihat bagaimana meeting Anda berjalan, sebagai contoh dalam kontak mata saja Anda dapat mengartikan banyak hal. Tahukah Anda jika seseorang menatap secara biasa maka itu berarti ia peduli, namun jika seseorang menatap berlebihan itu dapat berarti ia tidak peduli.

Tools

Pada zaman ini banyak sekali aplikasi dan tools-tools yang dapat membantu Anda menciptakan meeting yang efektif. Apalagi jika Anda adalah orang yang sangat sibuk dengan meeting yang padat setiap harinya. Salah satunya adalah Evernote yang dapat membuat Anda menemukan topik dengan cepat daripada mencarinya satu-satu. Tools lain yang mungkin ingin Anda cara adalah terkait scheduling jadwal Anda yang padat.

Hindari terlalu emosional, namun tetap bersemangat dan objektif

Anda tidak ingin lawan bicara Anda takut berargumen dengan Anda karena mereka takut itu akan menyakiti perasaan Anda. Argumen adalah salah satu hal terbaik untuk membangun diri Anda sendiri karena hal ini dapat muncul dalam berbagai bentuk seperti revisi kesalahan, kritik, dan nasihat. Jika Anda terlalu emosional, lawan bicara Anda akan menganggap Anda adalah orang yang tidak bisa menerima argumen.

Hal Rahasia yang Tidak Diketahui Banyak Orang
Anda masih menganggap semua penjelasan di atas adalah hal yang sudah sangat jelas? Kalau begitu mungkin beberapa tips dan trik yang tidak diketahui banyak orang ini akan membantu Anda membuat meeting Anda lebih menjadi pertemuan yang efektif.

Siapkan catatan topik pembicaraan (agenda)

Hal ini sangatlah penting dan benar-benar harus dilakukan. Dengan memiliki catatan berisikan topik pembicaraan yang ingin Anda bahas di meeting terkait, maka Anda akan dapat lebih mengontrol hasil dari meeting tersebut. Hal ini sangatlah sederhana cukup bayangkan apa yang ingin Anda bicarakan dalam meeting tersebut dan tulislah topik-topik tersebut sebagai pemandu Anda saat meeting sebenarnya.

Bersikap sopan, ketahuilah kapan untuk berbohong dan kapan tidak

Dalam Tips dan Trik Melakukan Negosiasi, telah dikatakan bahwa dunia bisnis bukanlah dunia yang dipenuhi dengan kejujuran, terkadang Anda harus berbohong untuk mendapatkan hasil yang maksimal. Dalam meeting-pun ini memiliki konsep yang sama, dengan melakukan sedikit kebohongan bahwa Anda berada dalam sisi yang sama dengan lawan bicara Anda maka itu akan membuat lawan bicara Anda lebih santai.

Di sini saya tidak menyarankan Anda untuk terus berbohong dan tentunya kejujuran lebih baik daripada berbohong, namun terkadang tidak efektif.

Kuantitas dan Kualitas

Pernahkah Anda mendengar seseorang melakukan meeting selama berjam-jam dan secara terus menerus? Ya, hal itu sangatlah sering terjadi. Ketahuilah bahwa menurut survey, meeting adalah salah satu hal yang paling menghabiskan waktu kerja. Ini dapat terjadi karena kualitas meeting yang buruk. Kembali lagi ke Agenda atau catatan pada poin pertama, dengan memiliki agenda maka Anda akan memiliki meeting yang lebih berkualitas dan tidak menghabiskan banyak waktu.

Kapan membeli dan kapan tidak membeli

Yang dimaksud membeli dan tidak membeli di sini adalah membelikan minuman atau makanan untuk lawan bicara Anda jika Anda bertemu di kafe atau tempat sejenis. Anda dapat membeli kopi, teh, minuman, atau bahkan makanan.

Hal ini sangatlah terbukti efektif yang mengarah ke keberhasilan, namun ketahui juga kapan untuk tidak membelinya dan ini sangatlah terserah kepada Anda. Hal ini sangatlah subjektif dan Anda akan mengetahuinya seiring pengalaman Anda bertambah seperti contohnya jika lawan bicara Anda adalah investor.

--
Beberapa orang menganggap meeting adalah hal yang sangat mudah, itu mungkin tidak salah namun untuk membuat meeting yang efektif dan berhasil adalah tantangan tersendiri.